L'objectif est que les autres personnes puissent suivre un processus étape par étape pour le refaire voire l'améliorer.
Documenter une action est plus longue, mais plus précieuse que de la réaliser juste pour soi.Il faut donc se bloquer du temps et un espace dédié pour pouvoir tranquillement à la fois réaliser une action, et prendre des traces de chaque étape du début à la fin. Cela prend du temps pour documenter, et en fait gagner énormément aux autres :-D
Voici les phases essentielles :
La préparation: Mettez-vous dans la situation de réaliser l'action à documenter. Assurez-vousque le matériel de prise de son, d'image, de vidéo (s'il est nécessaire), est bien fonctionnel. Dégagez l'espace et le temps pour travailler.
La réalisation de l'action : elle s'accompagne de prises d'images, de prise de notes pour préparer la phase suivante.
Le phasage en étapes : découpez mentalement l'action en étape par étape.
La saisie de la documentation en ligne.
La relecture/correction et l'envoi pour relecture/publication.
Étape 2 - Se munir d'un outil de prise d'image
Pourquoi : une image en dit plus long d'un long discours
Si l'action ou le processus à documenter se passe hors de l'écran d'ordinateur, il peut être utile de filmer/photographier via un téléphone ou un appareil photo numérique afin de garder trace des étapes.
Si l'action ou le processus ne nécessite pas de prise d'image, mais est accompagné de documents ressources, essayez de vous les procurer en version numérique. Le pdf est un format universellement lu par les terminaux numériques en 2021.
Étape 3 - Créer un répertoire pour le mode d'emploi sur son ordinateur
Disons-le franchement. Avec un téléphone portable on peut préparer de la documentation. Voire faire une vidéo complète de documentation d'une action.
Mais pas préparer une mise en page, des éléments chapitrés, etc, aisément.
Donc nous vous recommandons de documenter à partir d'un ordinateur relié à internet.
Créez un répertoire sur cet ordinateur et donnez-lui un nom en rapport avec le mode d'emploi.
C'est là que vous pourrez importer vos photographies, documents, notes si nécessaire, pour rassembler la matière première de votre mode d'emploi.
Étape 4 - Etre tranquille, préparer l'espace de travail
Suivant vos moyens et ambitions, vous pouvez préparer un espace de prise de vue avec un pied pour un appareil photo ou un téléphone, ou alors tout simplement vous installer tranquillement avec un ordinateur portable.
Rassemblez les éléments nécessaires à la réalisation de l'action à documenter : outils, etc.
C'est parti : vous êtes prêt.
Étape 5 - Réaliser l'action à documenter en prenant des images et des notes
Imaginons que vous documentez un pliage.
Vous allez devoir vous arrêter et prendre une trace/image pour chaque pli !
Ou alors faire une vidéo de tout le pliage...
La règle est simple : garder des traces :
Arrétez-vous à chaque étape.
Prenez des notes de chaque détail bloquant/à préciser éventuellement.
Prenez une trace par exemple une ou des photographie à chaque étape.
Passez à l'étape suivante et recommencez jusqu'à la dernière étape.
Étape 6 - Rassembler les images dans le repertoire de travail
A ce stade vous avez des notes manuscrites ou tapées sur ordinateur, des photographies, des sons, des vidéos.
Il faut importer les illustrations, documents ou éléments d'information dans le répertoire du mode d'emploi créé dans l 'ordinateur à l'aide d'un câble USB, via courrier électronique, service de téléchargement. .
Souvent les appareils donnent des noms étranges aux fichiers médias. N'hésitez-pas à les renommer pour bien les retrouver et voir ce qui correspond aux étapes.
Normalement vous avez maintenant sur votre ordinateur des photographies, et dans votre tête (voire sur papier libre) une idée des étapes principales de réalisation.
Vous allez pouvoir saisir votre mode d'emploi sur internet !
Étape 7 - Fin de la préparation : début de la saisie des éléments
Étape 8 - Créer un nouveau tuto ou mode d'emploi sur le site
Étape 9 - Nommer et ranger le mode d'emploi
Étape 10 - Créer et nommer chaque étape
Étape 11 - Relire le découpage en étapes principales
Étape 12 - Renseigner chaque étape de haut en bas
Étape 13 - Relire et corriger
Étape 14 - Soumettre à relecture
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