Word - Publipostage - Filtrer les destinataires

Pour filtrer les destinataires d'une liste de destinataire lors d'un publipostage

Difficulté

Medium Moyen

Public

Professionnels, Grand public, Médiateurs, Autres

Licence

CC-BY-NC-SA

Word, Publipostage, publipostage Word_-_Publipostage_classique_Word.png

Introduction

Lors d'un publipostage, un fichier contenant les destinataires est lié au modèle de courrier réalisé sous Word. Parfois, le courrier est seulement destiné à une partie des destinataires de la liste. Word dispose d'une fonction pour filtrer la liste des destinataires à qui envoyer le courrier

• Tutoriels prérequis

Tutoriels prérequis

Word - Publipostage (classique)

Étape 1 - Cas pratique : liste des destinataires à trier

Pour cet exemple, il s'agit d'envoyer, dans le cadre d'un publipostage, un courrier aux destinataires dont la date d'échéance est située entre le 1er mars 2026 au 28 février 2026.

Étape 2 - Lier la liste des destinataires au modèle de courrier

Pour cela, il faut lier la liste des destinataires au modèle de courrier réaliser sous Word :

...Tutoriel : Word - Publipostage (classique)

Depuis Word :

Dans l'onglet "Publipostage" (1) :

• Cliquer sur "Sélectionner des destinataires" (2)
• Cliquer sur "Utiliser une liste existante" (3)
• Indiquer à Word la localisation du fichier excel précédemment créé dans votre ordinateur (4)

Une fois la liste de destinataire sélectionnée, le fichier excel est désormais lié à Word, qui se servira de ce fichier pour générer les courriers personnalisés

Étape 3 - Ouvrir l'outil de modification des destinataires

1. Depuis l'onglet "Publipostage"
2. Cliquer sur "Modifier la liste des destinataires"

La liste des destinataires s'affiche dans une fenêtre volante. La coche indique que la ligne est inclut dans le publipostage. (3)

Pour ne sélectionner que les destinataires concernés par l'envoi, deux façons de faire seront présentées :

1. En cochant/décochant les destinataires de la liste
2. En utilisant une fonction de filtrage

Étape 4 - Cocher/Décocher les destinataires à inclure dans le publipostage

Une première façon de faire est de cocher / décocher les destinataires à inclure dans la liste.

Pour cela, il suffit de cocher les cases à cocher dans la colonne appropriée (1)

...En cliquant sur la coche située dans l'en-tête du tableau (2), il est possible de cocher / décocher la totalité des lignes du tableau

...Il est également possible de déplacer les colonnes entre elles pour faciliter le tri en glissant/déposant les en-têtes. Dans l'exemple, comme le critère de filtrage est la date d'échéance, la colonne "date d'échéance" a été déplacé pour la rapprocher (3)

Cette façon de faire fonctionne dans le cas de listes avec peu d'entrées. Si jamais la liste est trop longue, il est plus facile d'utiliser l'option filtrer

Étape 5 - Filtrer les données

Une deuxième façon de faire consiste à trier la liste des destinataires

(1) Cliquer sur "Filtrer" pour ouvrir la fenêtre volante de tri

Dans cette fenêtre, il faut indiquer les critères à utiliser pour trier la liste des destinataires. Trois champs sont à renseigner :

1. "Champ", un menu déroulant avec les en-têtes du tableau apparaît. Il faut sélectionner la colonne qui servira pour le filtre. Dans notre exemple, nous sélectionnerons "date d'échéance"
2. "Éléments de comparaison" : "égal à...", "supérieur à..." etc. Dans notre exemple, nous utiliserons "supérieur ou égal à..." et "inférieur ou égal à..."
3. "Comparer avec" : les valeurs à comparer. Dans notre exemple, les dates à comparer vont du 01/02/2026 au 31/03/2026

Une fois les champs remplis, cliquer sur "Ok" pour terminer le filtrage

Étape 6 - Vérification des données filtrées et validation

Une fois le filtrage effectué :

1. Vérifier dans l'aperçu que les éléments filtrés sont cohérents par rapport à ce qui est attendu
2. Cliquer sur "Ok"

Désormais, la liste des destinataires est modifiée d'après le filtrage effectué.

"Terminer et fusionner" n'inclura que les destinataires filtrés.

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