Word - Publipostage (classique)

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Comment faire un publipostage classique sur word ?

Difficulté

Medium Moyen

Public

Professionnels, Grand public, Médiateurs, Autres

Licence

CC-BY-NC-SA

Type de contenu

Fiche action

publipostage, word, Traitement de texte Word_-_Publipostage__classique__Word.png

Introduction

Le publipostage permet d'imprimer le même courrier ou d'envoyer le même mail en personnalisant seulement quelques éléments afin d'individualiser l'envoi en fonction de chacun des destinataires.

Pour réaliser un publipostage, vous aurez besoin de créer un modèle de courrier sur word auquel il faudra lier un fichier excel qui contiendra tous les éléments variables de votre courrier.

Étape 1 - Créer un modèle sur Word

Créer le modèle de courrier qui sera envoyé à tous les destinataires.

Ce modèle va contenir :

• Des éléments "invariants" (qui seront les mêmes pour tous les destinataires : le titre du message, les informations de contact etc.)
• Des éléments "variants" (qui seront différents pour chaque destinataire, comme le nom et le prénom du destinataire)

...Pour vous aider, vous pouvez indiquer (en surlignant par exemple) tous les éléments qui changeront dans chacun des courriers (dans notre exemple, Nom, Prénom, et Numéro Participant)

...Une fois le modèle créé, vous pouvez l'enregistrer (onglet "Fichier" > "Enregistrer Sous...")

Étape 2 - Créer la liste des destinataires

Une fois le modèle sur Word créé, il faut maintenant créer le fichier excel à associer :

• Créer le fichier excel qui contiendra la liste des destinataires du courrier. Indiquez dans chacune des colonnes les éléments que vous avez identifié comme étant variable sur votre document modèle
• Enregistrer le fichier excel (onglet fichier puis "Enregistrez sous")

...Dans notre exemple, les éléments qui varient dans chaque courrier sont le nom et le prénom du destinataire, la date de participation, et le numéro de participation. Les noms des colonnes du fichier excel portent les noms des variables identifiées.

Étape 3 - Lier le fichier word au fichier excel

Retournez sur le fichier word.

Dans l'onglet "Publipostage" (1) :

• Cliquer sur "Sélectionner des destinataires" (2)
• Cliquer sur "Utiliser une liste existante" (3)
• Indiquer à Word la localisation du fichier excel précédemment créé dans votre ordinateur (4)

Une fois la liste de destinataire sélectionnée, le fichier excel est désormais lié à Word, qui se servira de ce fichier pour générer les courriers personnalisés

Étape 4 - Insérer des champs de Fusion

Maintenant que le fichier excel est lié, vous pouvez désormais insérer les champs créés dans le document excel dans votre document word.

Sélectionner dans le document word l'un des éléments variables

Cliquer sur la partie basse du bouton "Insérer un champ de fusion". Vous verrez apparaître les noms de colonne de votre fichier excel.

Cliquer sur la variable correspondant au mot sélectionné dans excel

Refaite cette opération pour chacun des éléments variables du document (dans notre exemple : Nom, Prénom, Numéro de Participation, Date de participation).

...Quand les champs de fusion sont insérés, ils apparaissent entre guillemets dans le texte

Étape 5 - Vérifier le résultat

Vous pouvez vérifier le résultat à tout moment en cliquant sur "Aperçu des résultats" (1).

Tous les éléments variables seront remplacés par la ligne du tableau correspondant au numéro indiqué dans le champ "Aperçu des résultats".

En cliquant sur les boutons "gauche" / "droite" (2/3) vous pouvez naviguer entre chacune des feuilles et vérifier si cela correspond au résultat attendu.

Étape 6 - Terminer & fusionner

Si le résultat est satisfaisant :

1. Cliquez sur "Terminer & fusionner"
2. puis sur "imprimer les documents"(ou "Envoyer des courriers" pour envoyer des mails)
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, trois options sont disponibles :
   • "Tous" Pour imprimer le document pour l'ensemble des destinataires
   • "Enregistrement en cours" pour n'imprimer que le document actuellement affiché
   • "De... À..." pour indiquer une plage de documents à imprimer

Une fois la bonne option sélectionnée, cliquer sur "Ok" (4) pour ouvrir la fenêtre d'impression et commencer à imprimer les documents

Draft