Word - Publipostage - Bloc d'adresse

Fonctionnement de l'option "Bloc d'adresse" de Word (2024) dans le cadre d'un publipostage

Difficulté

Medium Moyen

Public

Professionnels, Grand public, Médiateurs, Autres

Licence

CC-BY-NC-SA

Word Word_-_Publipostage_classique_Word.png

Introduction

Une des options de Word permet de créer des blocs d'adresse pré-rempli pour les personnaliser en fonction des destinataires d'un publipostage.

Ce court tutoriel indique le fonctionnement de cette option

• Tutoriels prérequis

Tutoriels prérequis

Word - Publipostage (classique)

Étape 1 - Sous excel

Dans le fichier excel qui va être lié aux données, indiquer tous les éléments qui doivent figurer dans le bloc d'adresse des courriers.

Essayer de diviser au maximum tous les éléments du bloc d'adresse en ayant une colonne par élément "variant" (exemple : titre de civilité / prénom / nom / n° de rue / rue / code postal / ville etc.)

...Attention d'écrire les informations dans la forme dans laquelle vous voulez les voir apparaître dans le courrier. Par exemple, si vous souhaitez que les prénoms apparaissent en majuscule, il faut les écrire en majuscule dans le document excel

Étape 2 - Lier les données dans Word

1. Depuis l'onglet "Publipostage" (1),
2. Cliquer sur "Sélection des destinataires" (2)
3. puis sur "Utiliser une liste existante" (3)

Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquer l'emplacement du fichier excel qui contient les données des destinataires. (cf : Word - Publipostage (classique))

Étape 3 - Utilitaire "Bloc d'Adresse"

Tout d'abord, cliquer dans le document à l'endroit où doit apparaître le bloc d'adresse (1)

...Dans notre exemple, à l'endroit où est écrit "ADRESSE"

Puis, dans l'onglet "Publipostage"

Cliquer sur "Bloc d'adresse" (2) pour faire apparaître l'utilitaire de bloc d'adresse.

Dans l'utilitaire qui s'ouvre, cliquez sur "Faire correspondre les champs" (3)

Étape 4 - Faire correspondre les champs

Pour chacun des champs, désigner la colonne du fichier de données qui correspond à l'information demandée.

Si aucune colonne ne correspond à l'information, laisser le champ vide

...Dans notre exemple, il faut associer le champ Adresse 1 à la colonne "Adresse" du fichier de données

Étape 5 - Vérifier et valider

Dans l'aperçu (1), vérifier que les informations s'affichent correctement.

En naviguant entre les destinataires à l'aide des flèches, certaines anomalies peuvent apparaître. Il faudra dans certains cas modifier le fichier contenant les données pour permettre de les afficher correctement

Dans le panneau à droite (2), il est possible de changer l'affichage du nom et de l'adresse de la façon dont on souhaite

Une fois les informations vérifiées, cliquer sur "Ok"(3) pour terminer la création du Bloc d'adresse.

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